Bab 1
PENDAHULUAN
1. Umum
a.
Pramuka Yang Tergabung Dalam Satuan Komunitas pramuka
ma’arif NU adalah wadah pembinaan dan pengembangan kaderisasi kepemimpinan di
lingkungan Lembaga Pendidikan Ma’arif yang beranggotakan Pramuka Ma’arif, Bersifat kolektif dan kolegial. Oleh karena
itu dukungan administrasi atau tata usaha perlu dilaksanakan secara tertata dan
tertib namun sederhana.
b.
Pada dasarnya administrasi Satuan Komunitas pramuka
ma’arif NU mengacu pada Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor 041
Tahun 1995 tentang Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka.
2. Maksud dan Tujuan
a.
Maksud Petunjuk Pelaksanaan Administrasi dan Satuan
Komunitas pramuka ma’arif NU ini adalah untuk memberikan pedoman dan arahan
teknis bagi pengurus dalam menjalankan tugasnya mengelola satuan sekaligus
melatih dasar-dasar tata usaha kepada anggotanya.
b.
Tujuannya adalah untuk mendorong, mengatur dan
menertibkan tata usaha pengurus.
3. Dasar
a.
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2010
tentang Gerakan
Pramuka
b.
Keputusan Presiden RI Nomor 238 Tahun 1961 tentang
Gerakan Pramuka
c.
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Gerakan
Pramukatahun 2009.
d.
Pokok-pokok Sistem Administrasi Umum Gerakan Pramuka.
e.
Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka nomor 24
Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka.
f.
Jukran Kwarnas No 177 tahun 2012.
g.
Surat Edaran Pengurus Pusat LP Ma’arif NU Nomor 200/PP/SU/LPM-
NU/IV/2013 Tentang Pembentukan Sako Pramuka
4. Sistematika
Petunjuk tata laksana anadministrasi dan program kerja
penyelenggaraan ini diatur dengan tata urut sebagai berikut: a. Pendahuluan
b.
Pengertian dan Fungsi
c.
Administrasi Sako Ma’arif NU
d.
Analisis Kepengurusan
e.
Rencana Kerja Pengurus
f.
Penyusunan Laporan
g.
Inventarisasi
h.
Penutup
BAB II
PENGERTIAN DAN FUNGSI
1. Pengertian
Administrasi
Satuan Komunitas pramuka ma’arif NU selanjutnya disingkat “MinSako Ma’arif NU”
mencakup dua pengertian administrasi, yaitu:
a.
Administrasi dalam arti luas yaitu pengelolaan satuan yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan
kepramukaan di Pusat.
b. Administrasi
dalam arti sempit adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses tulis
menulis / ketatausahaan.
2. Fungsi
MinSako Ma’arif NU berfungsi sebagai:
a.
Tolak ukur pembinaan dan pengawasan kegiatan
tulis-menulis surat (korespondensi) di dalam Sako Ma’arif NU.
b.
Pedoman pelaksanaan keadministrasian yang bersifat
teknis.
Acuan dan pendorong kreativitas anggota dalam tata cara tulis-menulis surat
BAB III
ADMINISTRASI SAKO MA’ARIF NU
1. Administrasi
Sako Ma’arif NU meliputi:
a.
Daftar Induk Anggota
b.
Program Kerja Tahunan
c.
Program kerja Sako Ma’arif NU
d.
Daftar hadir pelatihan
e.
Daftar hadir rapat
f.
Catatan pribadi anggota Sako Ma’arif NU
g.
Buku Notula Rapat
h.
Buku agenda surat masuk
i.
Buku agenda surat keluar
j.
Buku Tamu
k.
Buku inventaris
l.
Buku ekspedisi
m.
Buku kegiatan
n.
Formulir pendaftaran
2. Bentuk Surat
a.
Bentuk surat adalah pola atau patron sebuah surat yang
ditentukan oleh letak (layout) bagian-bagian surat.
b.
Bentuk yang digunakan dalam penulisan surat MinSako
Ma’arif NU adalah
Bentuk Resmi Indonesia Baru
(New Official Style) Contoh bentuk surat
dalam lampiran II
c. Jenis
Kertas
Jenis kertas yang digunakan dalam
pembuatan surat adalah kertas HVS (houtvrij schrift) 70-80 gram. Kecuali
surat-surat khusus seperti ucapan selamat, sertifikat dan lain-lain.
d. Warna
kertas, tinta dan font
a. Warna
kertas yang digunakan adalah putih. Kecuali surat-surat khusus seperti ucapan
selamat, sertifikat dan lain-lain.
b. Warna
tinta yang digunakan untuk penulisan adalah hitam.
c.
Font surat adalah times
new roman ukuran 12 spasi 1.
e. Amplop
dan Lipatan Surat
a. Amplop
yang digunakan sebenarnya disesuaikan dengan keperluan. Yang biasa digunakan
adalah sebagai berikut: Sampul Rekat Silang Tutup ( opened), Sampul Surat
Bisnis (commercial ).
b.
Lipatan yang biasa digunakan adalah: Lipatan Ganda
Sejajar ( parallel Double Fold) dan Lipatan Tunggal (Single Fold)
f. Ukuran
kertas
Ukuran kertas yang dipakai adalah: a. Kertas folio/
F4 (21 x 33 cm)
b. Kertas
Quarto (21 x 28 cm atau 29,7 cm = A4)
c.
Untuk menulis memo dan nota digunakan kertas setengah
folio atau setengah Quarto (21 x 16 cm atau 21 x 14 cm)
g. Bagian
Surat
Setiap surat terdiri atas
bagian-bagian surat. Dari gabungan-gabungan itulah terbentuk sebuah surat.
Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model
(style) yang tertentu pula. Bagian-bagian tersebut adalah:
(1)
Kepala surat (Kop)
a.
Pada kepala surat terdapat hal-hal yang merupakan
identitas organisasi, yaitu:
a)
Nama organisasi
b)
Alamat sanggar
c)
Nomor telepon
d)
Nomor faksimili
e)
Nomor kode pos
f)
Alamat e-mail/ website
g)
Lambang (logo)
b.
Kop tersebut terdiri dari: Kop Sako Ma’arif NU dan Kop
Sangga Kerja
Kegiatan.
c.
Kop sangga kerja disesuaikan dengan nama kegiatannya.
d.
Kop tersebut diatas dibuat untuk memper mudah
pengarsipan surat keluar. Contoh kop
terdapat pada lampiran III
(2)
Nomor surat
Cara penomoran surat yang
digunakan dalam inter Sako Ma’arif NU adalah sebagai berikut:
1.
No../Kode Sako Pusat/Wilayah/Cabang/A-1/bulan/tahun (Ketua dan Sekretaris Sako)
2.
No../Kode Sako Pusat/Wilayah/Cabang/A-2/bulan/tahun ( Ketua
Sekretaris dan Majelis Pembina
Sako)
3.
No../Kode Sako Pusat/Wilayah/Cabang/Panitia/bulan/tahun
( Ketua
Panitia, Sekretaris Panitia,
Ketua Sako dan Ketua Majelis Pembina)
(3)
Lampiran
a.
Disamping disebutkan di dalam notasi lampiran, lampiran
juga harus disebutkan dalam isi surat.
b.
Penulisan satuan dapat dinyatakan dengan : lembar,
eksemplar atau bendel
c.
Penulisan lampiran tidak boleh disingkat ( lamp. )
(4)
Hal/Perihal
a.
Bila perihal ditulis dengan huruf biasa (gabungan huruf
kapital dan huruf kecil/ lowercase), maka huruf awal setiap kata depan atau
kata penghubung harus ditulis dengan huruf kecil.
b.
Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
(5)
Alamat tujuan
a.
Alamat surat tidak wajib diawali dengan kepada dan sejenisnya.
b.
Penulisan yang
terhormat (Yth. atau kepada) –sebagai penghalus- tidak wajib digunakan.
c.
Pemakaian Yth. Hanya ditujukan untuk orang, sedangkan “kepada”
ditujukan untuk organisasi atau lembaga.
d.
Pedoman penulisan alamat surat:
1)
Kepada perseorangan
Yth. Sdr. Kusuma Atmaja
Jln. Jend. A. Yani No. 17
Surabaya 60237
2)
Kepada Pejabat Pemerintah
Yth. Kepala Studio RRI Jakarta
Jln. Merdeka Barat 4 – 5
Jakarta 10110
3) Kepada
Organisasi/perusahaan PT Astra-Graphia d.a. Wisma Surya Jln. Pahlawan
No. 135
Palembang 24611
Sumatera Selatan
4)
Kepada Pemasang Iklan Yth. Pemasang
Iklan Harian Kompas (Kode: S-10) d.a.
Palmerah Selatan 86 Jakarta 11480
5)
Alamat yang memakai u.p. (untuk perhatian) Yth.
Direksi Perum Astek u.p. Bapak Suratno, S.H. Jln. Letjen Suprapto 139
Jakarta Pusat 10530
(6)
Salam pembuka
a.
Hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunanya agar
surat tidak terasa
kaku.
b.
Salam pembuka selalu diawali dengan:
Assalamualaikum Wr. Wb.,
Salam Pramuka, Salam silaturrohim kami sampaikan
semoga kita selalu dalam perlindungan dan pertolongan Allah SWT sehingga dapat
menjalankan aktifitas keseharian dengan baik.
(7)
Isi surat
Isi surat yang paling ideal adalah yang terdiri atas
tiga macam alinea, yaitu alinea pembuka, alinea transisi dan alinea penutup.
(8)
Salam penutup
Salam penutup berfungsi sebagai
ungkapan hormat atau akrab terhadap penerima surat. Salam penutup sebagai mana
berikut:
Wallahul Muwafiq Ilaa
Aqwamithoriq
Wassalamualaikum Wr. Wb.,
(9)
Nama organisasi yang mengeluarkan surat
a.
Penulisan nama organisasi digunakan apabila penulisan
surat lebih dari satu lembar kertas. Dalam lembar ke 2 tanpa menggunakan Kop
Surat.
b.
Apabila bidang atau SubBidang mengeluarkan surat, maka
cukup menuliskan Bidang atau Subbidang tersebut.
(10)
Tanda tangan dan nama penanggung jawab
a.
Penulisan nama harus diikuti Nomor Tanda Anggota (NTA)
Pimpinan cabang NTA=kode wil.kode
cab.tgl.no peserta 13011402720001
b.
Penanda tanganan surat dapat dilakukan oleh: 1) Ka.
Mabigus, jika surat tersebut adalah :
1. Surat
Keputusan Kepengurusan
2. Surat
Pendelegasian Tingkat Daerah keatas
3. Surat
Permohonan Sumbangan untuk kegiatan Tingkat Daerah keatas
4. Surat
untuk ekstern lainnya yang sederajat atau lebih tinggi contoh: dispensasi
perkuliahan.
2)
Pembina, jika surat tersebut adalah :
1. Surat
Keputusan sangga kerja kegiatan
2. Surat
Pendelegasian
3. Surat
Permohonan Sumbangan
4. Surat
untuk ekstern lainnya yang sederajat atau lebih tinggi
3)
Ketua Sangga Kerja, Sekretaris sangga kerja dengan
mengetahui MabinSako Ma’arif NU, jika surat tersebut adalah surat kegiatan yang
dikeluarkan oleh sangga kerja/Panitia.
(11)
Tembusan
Digunakan apabila ada pihak ketiga yang ada
keterkaitannya dengan surat tersebut,
(12)
Stempel
a.
Penggunaan stempel berdasarkan penanda tangan atau
penanggungjawab yang dicantumkan dalam surat.
b.
Warna stempel yang digunakan adalah ungu.
Contoh stampel pada lampiran IV.
BAB IV
ANALISIS SAKO MAARIF
1. Peluang
a.
Sebagai wadah pembinaan dan pengembangan Pramuka di
lingkungan Ma’arif.
b.
Terbukanya kesempatan dalam membina hubungan kerjasama
dengan Instansi/ Lembaga negeri maupun swasta.
c.
Adanya bakti kepramukaan kepada masyarakat.
d.
Pembentukan dan pembinaan potensidiri.
e.
Penerapan IPTEK dalam proses pembinaan dan proses
pengembangan anggota Sako Ma’arif NU.
f.
Faslitas penunjang kegiatan yang memadai
2. Tantangan
a.
Menurunnya minat dalam mengikuti kegiatan Kepramukaan.
b.
Banyaknya organisasi dan kegiatan diluar Gerakan
Pramuka yang lebih menarik.
c.
Adanya dampak negaif dalam kebudayaan dan moralitas di
era globalisasi
d.
Anggapan masyarakat bahwa pramuka hanya bisa tepuk dan
nyanyi Dari urain di atas perlu kami berikan refleksi terhadap organisasi Sako Ma’arif
NU yang akan datang, yaitu:
a.
Mengedepankan proses pembinaan Pramuka Pandega yang
efektif dan efisien
b.
Meningkatkan kinerja Anggota.
c.
Meningkatkan intensitas latihan bina
d.
Meningkatkan dan memfasilitasi potensi diri anggota
e.
Memfungsikan fasilitas untuk meningkatkan potensi diri
anggota.
Menambahkan call center
0 comments:
Post a Comment